Berikut ini akan kami uraikan tips untuk membuat mail merge dengan cara yang lebih mudah. Mail merge adalah fasilitas Office Word yang biasanya digunakan untuk membuat surat dengan satu dokumen induk dan digabungkan dengan file database. Hal ini untuk memudahkan pengguna ketika menulis surat yang ditujukan ke banyak pihak penerima surat, karena dengan menggabungkan satu dokumen induk yang sama kita dapat mencetak surat dengan tujuan penerima yang berbeda sesuai dengan isi databasenya. Database surat pada umumnya berisi nama, alamat, kota dan kode pos. Namun dalam penggunaan praktisnya, fasilitas mail merge pada Microsoft Word 2007 juga dapat digunakan untuk penggunaan lainnya, seperti pembuatan kartu peserta ujian, sertifikat penghargaan, penulisan laporan hasil belajar dan lain-lain dokumen sejenisnya. Berikut ini langkah-langkah mudah yang penulis praktekkan ketika membuat kartu peserta ujian kenaikan kelas.
Langkah-langkah pembuatan Kartu Peserta UKK:
Buat dokumen induk dengan menggunakan Microsoft Word 2007. Kemudian simpanlah menggunakan nama yang mudah dikenali pada folder yang biasa kita gunakan seperti pada contoh berikut.
Membuat file database yang berisi field sesuai dengan data-data yang harus terisi pada dokumen induk. File database ini dapat dibuat menggunakan Microsoft Acces atau bagi pemula kami sarankan menggunakan Microsoft Excel karena lebih mudah pengoperasiannya. Pertama-tama bukalah program Excel sehingga muncul lembar kerja seperti pada gambar.
Kemudian ketiklah nama field-field pada tiap kolom worksheet Excel sesuai dengan keperluan, misalnya pada contoh meliputi Nama, Kelas, Ruang dan Nomor seperti berikut ini.
Isikan pada masing-masing baris data-data yang diperlukan secara benar dan kemudian simpan menggunakan nama yang jelas, misalnya: Database peserta UKK.
Aktifkan kembali dokumen induk pada Microsoft Word yang sudah dibuat dan pilih menu Mailings > Select Recipients > Use Existing List…
Pilih file database yang sudah dibuat pada folder yang ditentukan dan klik menu open pada kotak dialog Select Data source sehingga muncul kotak dialog Select Table > Sheet 1 $ > pilih Ok.
Letakkan kursor pada baris yang diinginkan pada dokumen induk dan pilih menu Mailings > Insert Merge field > Nama >Insert, untuk mengisi data Nama dan dengan langkah yang sama untuk mengisi Kelas, Ruang dan Nomor pada dokumen induk.
Dokumen induk yang sudah dimerger dengan database akan berisi keterangan seperti pada gambar. Demikian juga kita dapat mengisi baris atau kolom pada dokumen induk lainnya menggunakan file database yang sama.
Kita dapat melihat hasil merger sebelum dicetak menggunakan menu Mailings > Preview Result dan mencetak hasilnya dengan menu Mailings > Finish & Merge > Print Documets….
Demikianlah uraian singkat tentang langkah-langkah pembuatan mail merge pada Office 2007 beserta dengan penerapan praktisnya. Semoga uraian ini bermanfaat untuk membantu tugas dan pekerjaan kita demi kebaikan bersama. Saran dan kritik yang bersifat membangun dapat dikirimkan ke alamat e-mail berikut ini: wikanpurnama@gmail.com .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar